Você sabe o que são job aids e quais são os tipos mais comuns? Eu sou Wagner Cassimiro e este é o Espresso3.
Você pode não perceber, mas os job aids estão em todos os lugares e nem notamos sua presença. Eles estão nas orientações de segurança dos aviões, na indicação de puxe e empurre em portas e até se tornaram lei com a obrigatoriedade da frase: “Antes de entrar, verifique se o elevador está parado neste andar” que você pode ver em todos os prédios onde passa.
Job Aid é um recurso externo projetado para apoiar uma pessoa a executar uma tarefa específica fornecendo informações, ou compensando falhas na memória do trabalhador (Willmore, 2006).
São recursos de informação bem simples que direcionam, guiam e potencializam o desempenho. Em outras palavras, colocamos dados e informações no próprio processo de trabalho, minimizando a necessidade de memorização enquanto o trabalhador coloca em prática conhecimentos e habilidades já existentes.
Pela simplicidade e baixo investimento, a adoção dos job aids traz retornos significativos à organização e ameniza a necessidade de investir em treinamentos. Além disso, os job aids proporcionam aprendizagem “just in time” e uma melhor experiência das pessoas no trabalho.
Job aids possuem diversas formas e utilizam diversos formatos e mídias. Vamos conhecer os 10 tipos mais comuns?
- Lembretes (reminders): Certamente o mais básico de todos. Consiste em colocar pequenas mensagens para que as pessoas não precisem consultar recursos de apoio mais densos. Como exemplos, temos, a indicação da calibragem ideal de um pneu, a orientação com seta para cima e a quantidade máxima de empilhamento de caixas em um estoque.
- Correspondência (match): É o fornecimento de um modelo, réplica, protótipo ou exemplo que um trabalhador usa para comparar o produto final. Temos como exemplo uma carta formal específica; uma foto de uma peça acabada e uma imagem com orientações para identificar uma nota de dinheiro falsa no caixa.
- Passo a passo (step): apresenta a sequência correta para realizar um trabalho, geralmente com a numeração de cada tarefa. Como exemplo, temos a indicação das etapas de montagem de um móvel e a sequência correta para ligar um equipamento, ou mesmo para preparar um bolo.
- Checklist: é uma rápida checagem para verificar padrões e atividades realizadas independente da ordem, também serve para controlar a qualidade e evitar o esquecimento. Por exemplo, a verificação de uso de equipamentos de segurança e a verificação de funcionamento de um veículo na revisão.
- Folhas de cálculo (worksheet): São planilhas formatadas que facilitam o cálculo e evitam o erro. Como exemplo, temos planilhas comerciais que calculam automaticamente margens de lucratividade e auxiliam na negociação.
- Fluxograma: Demonstra tanto uma visão geral de um processo, quanto orienta o que as pessoas deveriam fazer em determinada situação. Por exemplo, a orientação dos procedimentos conforme a demanda de um cliente em uma empresa de call center.
- Tabela de decisões: Traz informações sobre critérios, fatores e elementos associados que suportam uma tomada de decisão, ou uma avaliação. Como exemplo, temos recomendações de análise médicas conforme o nível da dor, ou sintomas.
- Diagrama de solução de problemas: Traz uma sequência sistemática de identificação de causas e solução de problemas. Exemplos diversos temos presentes em manuais de eletrodomésticos e automóveis, que explicam como corrigir problemas de funcionamento.
- Matriz de dados: Traz a disposição diversos dados organizados em matrizes e tabelas. Como exemplos, temos as tábuas de mortalidade, que são comuns nos cálculos atuariais, e as listas de contatos.
- Roteiro (script): Provê texto padrão a ser mencionado, sobretudo quando a interação é com um cliente. Por exemplo, as mensagens de boas-vindas ou finais em atendimento comerciais ou de telemarketing.
Bem, estes são os dez formatos mais comuns de job aids, lembrando ainda que eles podem ser usados de forma combinada. Por fim, é importante mencionar que com a digitalização e a inteligência cognitiva estes recursos podem ser turbinados com assistentes robotizados e até automatizados. O importante é manter sua simplicidade e funcionalidade!
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Fonte consultada: WILLMORE, Joe. Job Aids Basics. Danvers: ASTD Press, 2006.
