Qual foi o último evento que você participou? Quais foram os principais aprendizados? Você conseguiu implementá-los no seu dia a dia? Eu sou Wagner Cassimiro e este é o Espresso3.
Conferências, Congressos, Summits, Simpósios, Fóruns, entre outros. Hoje há milhares de eventos nacionais e internacionais que trazem as principais novidades, tendências e boas práticas do setor.
Para cada participação temos despesas como inscrição, transporte, hospedagem, entre outros itens. E independente deste investimento ser da pessoa ou da organização, é um valor considerável e que deve buscar trazer retorno, caso contrário acabará virando um desperdício de recursos e um mero turismo corporativo. Assim, trazemos algumas dicas essenciais para que os participantes possam extrair o máximo de valor desta experiência para si e para as organizações que trabalham.
Agrupamos 15 dicas para os diferentes momentos do evento para facilitar seu planejamento e compreensão.
Antes: Planejamento e pesquisa
1. Mapeie seus interesses
Afinal, por que você está indo ao evento? Reflita sobre sua expectativas, interesses e principais problemas vivenciados para ajudar a direcionar sua participação. Veja o que está alinhado ao seu objetivo e formule perguntas a serem respondidas.
2. Pesquise a programação
A programação não serve apenas para definir sua participação ou não. Serve também para fornecer pistas e orientar a busca de informações complementares na internet sobre os palestrantes e a relevância dos casos, sobretudo quando há sessões que ocorrem ao mesmo tempo. Nestas situações sugiro também sempre escolher uma segunda opção como plano B.
3. Conheça os tópicos essenciais
Não caia de paraquedas no evento. Busque compreender conceitos essenciais e o mínimo necessário para absorver melhor os casos que serão expostos. Os eventos têm o propósito de trabalhar tendências e não assuntos básicos, portanto busque estar na mesma página.
4. Busque aproximação com especialistas
Pesquise o perfil dos apresentadores e dependendo do seu interesse, tente agendar no intervalo uma interação mais especial com quem você gostaria de estender uma conversa, pois logo após a apresentação, a atenção do palestrante será muito disputada e você não conseguirá uma interação de qualidade.
5. Programe sua logística
Parece meio óbvio ter que pensar no trajeto e meio para se chegar ao evento com antecedência, mas se considerarmos a quantidade de pessoas que chegam atrasadas, percebemos que o erro é comum. Especialmente em eventos grandes, o almoço pode se tornar uma grande dor de cabeça por causa das longas filas, portanto se programe e busque alternativas. Nunca pense em ficar sem comer, pois certamente a fome atrapalhará sua concentração.
Durante: Absorção e conexões
6. Esteja genuinamente presente
Evite responder e-mails e telefonemas, e se possível, programe momentos para consultar suas mensagens. Combine com colegas e líderes de não ser incomodado, caso contrário você não estará no evento e nem no trabalho.
7. Realize anotações
Excesso de conteúdo em pouco tempo é esquecimento na certa. Portanto, anote e destaque pontos que despertaram sua atenção, assim como fontes que valeriam a pena ser aprofundadas posteriormente.
8. Busque novos contatos
No dia, descubra quem está presente no evento e veja quem poderia ser interessante para você estabelecer contato e trocar experiências. Evite se aglutinar em grupos de colegas de trabalho, ou em panelinhas já estabelecidas. Também aproveite os momentos sociais, como jantares e happy hours. Todo momento é válido para expandir o network.
9. Deguste e veja o que há de novo no mercado
Nas exposições, selecione alguns stands e veja o que os fornecedores mais inovadores têm a oferecer de novidade. É sempre uma oportunidade para prospectar parceiros e expandir possibilidades.
10. Adapte a programação se preciso
Se em grandes eventos, você começou a participar de uma seção que não lhe agradou logo no início, então não pense duas vezes e siga o Plano B o quanto antes. É natural escolhermos títulos ambiciosos e nos depararmos com conteúdos meramente comerciais ou de pouca relevância.
Depois: Consolidação e desdobramentos
11. Analise os materiais levantados
Visite o site do evento e faça o download das apresentações disponibilizadas. Reveja as suas próprias anotações. Aprofunde sua análise e compreensão, analisando com calma e devida atenção cada material coletado. Sugerimos dedicar algumas horas, ou mesmo um dia logo após o evento.
12. Compartilhe as principais ideias
Ensinar é aprender duas vezes. Assim, agende um momento e compartilhe com sua equipe e colegas de trabalho o que lhe chamou a atenção no evento e o que possui grande utilidade para o trabalho de todos.
13. Defina o que será aprofundado e implementado
Novas informações e conteúdos têm nenhum valor se não forem convertidos em ações. Portanto, elabore um plano para os tópicos que precisam ser aprofundados e posteriormente colocados em prática. Tenha em mente que o que não é aplicado é esquecido.
14. Avalie sua participação no evento
Faça uma avaliação do saldo do evento e comunique o responsável pelo RH de sua organização. Além de julgar seu próprio retorno na próxima edição do evento, você sinalizará aos demais colegas de trabalho se vale a pena ou não se inscrever.
15. Cultive os relacionamentos
Por fim, mantenha contato com pessoas que julgou serem interessantes, tanto participantes, quanto apresentadores. Você poderá iniciar uma comunidade de prática, um grupo de estudos, ou mesmo promover uma visita de benchmarking, ou uma nova parceria. Lembre-se que o valor da rede não está na quantidade de contatos, mas sim na qualidade das pessoas e na frequência e na qualidade das trocas.
Espero que tenham gostado! E não percam o próximo cafezinho em que abordaremos algumas dicas para se estabelecer uma política interna para participação em eventos externos. Até mais!
