Você gostaria de ser um bom facilitador de treinamentos virtuais? Eu sou Wagner Cassimiro e este é o Espresso3.
Retomando nossa série sobre treinamento virtual, no cafezinho de hoje falaremos mais especificamente sobre a atuação do facilitador. Levantamos diversas dicas para melhorar a experiência de aprendizagem dos participantes e aumentar a eficácia dos objetivos de aprendizagem. Embora algumas pareçam universais, a contribuição delas neste ambiente é ainda mais relevante.
Veremos as dicas agrupadas em cinco grupos.
1. Planejamento
Depois de redesenhar a estratégia de aprendizagem, é importante preparar um bom plano para cada treinamento virtual, alocando bastante tempo para as atividades e discussões. E lembre-se: mais do que percorrer telas no power point, é importante manter a participação ativa e interativa.
Recomendamos elaborar um checklist com os itens e atividades que serão abordados a cada bloco de tempo, pois no momento da realização do treinamento virtual sua atenção estará muito dividida e será mais fácil esquecer alguma coisa relevante.
Seguindo a estratégia de aprendizagem, sugerirmos programar o envio de recursos e atividades com brevidade, assim como materiais para eles acompanharem, ou mesmo atividades para preencherem ao longo do treinamento virtual.
Por fim, recomendamos reservar alguns slides e atividades de back up, caso seja necessário adaptar o plano durante sua realização.
2. Abertura
Mais do que pontualidade, é importante o facilitador entrar pelo menos 10 minutos antes do horário de início para abrir a sala, testar a câmera e o áudio, carregar arquivos, preparar as pesquisas e ajudar os participantes que precisam tirar dúvidas. Pelo pouco tempo disponível, todo segundo é valioso.
Aproveite este momento para saudar os primeiros ingressantes e criar um ambiente interativo. É importante que os participantes percam o medo e a timidez da interação, por isso uma conversa descontraída antes do início é válido para conectar as pessoas em um assunto.
Logo no início, é importante o facilitador despertar a curiosidade e empregar uma narrativa cativante. Portanto, começar com um bom gancho como, por exemplo, uma estatística, um fato relevante ou uma questão provocadora, pode ampliar a atenção das pessoas no assunto.
É válido também explicar a conexão entre as atividades e ressaltar a importância da sua realização, assim como fornecer orientação geral da dinâmica do treinamento que seguirá. Também, vale reforçar a solicitação para fechar outras janelas e e-mails, desligar celulares e evitar demais roubadores de atenção.
3. Postura na condução
A orientação geral é para conduzir como se fosse um radialista em um show de rádio ao vivo. A voz é o recurso mais importante em um treinamento virtual, portanto deve ser capaz de energizar e cativar as pessoas. É importante variar a velocidade e o tom de voz empregado da elevação total ao silêncio proposital.
Outro recurso importante é o contato visual. Recomendamos mostrar o rosto e criar conexão visual com as pessoas. Por mais que as pessoas possam estar visualizando uma apresentação, dê uma pausa neste recurso e enfatize que você está lá e que outras pessoas também estão lá!
Evite ser apenas uma cabeça falante, sugerimos ampliar a imagem, gesticular bastante e usar a linguagem corporal. Se achar mais confortável, você pode colocar o notebook em um lugar mais alto e falar de pé, evitando ficar muito distante a ponto de perder o contato visual.
Até então, falamos das possibilidades em uma exposição. Destacamos, porém uma abordagem mais dinâmica e ativa, logo é preciso convidar e dar espaço a participação, lembrando que quanto mais eles contribuírem, mais interativo, estimulante e rico será o seu treinamento virtual.
4. Organização das contribuições
Pegando o gancho neste último ponto, se as pessoas sentirem liberdade e confiança para interagirem, é preciso organizar a contribuição para seu treinamento não se tornar uma bagunça.
As mesmas regras do presencial valem aqui, todos com o modo mudo no microfone, solicitando permissão para falar, ou respeitando sua ordem e melhor momento para abrir o microfone. Aproveite este momento para equilibrar a participação entre as pessoas, evitando que apenas um fale e os demais fiquem em silêncio.
Outro recurso disponível de interação que merece mais atenção é o chat. Sempre que possível, ou de tempos em tempos, o facilitador deve filtrar e ler em voz alta as questões e contribuições mais relevantes dos participantes. Se as pessoas forem ignoradas no chat, a interação será reduzida quando solicitada.
Após atividades de prework e breakouts, peça para nomear o porta-voz do grupo nas atividades coletivas. Assim, surpresas são evitadas e as pessoas se preparam melhor para dar suas contribuições.
Como já mencionamos, recomenda-se que o facilitador possa alterar os estímulos de aprendizagem a cada 4-5 minutos, adotando adequadamente os recursos disponíveis na ferramenta.
5. Fechamento
Aqui também são válidas as boas práticas do presencial, porém de forma mais sucinta. Logo, o facilitador precisará nos últimos minutos: consolidar os principais pontos abordados, retomar a conexão com o todo da estratégia de aprendizagem e com o trabalho e dar orientações para a próxima atividade.
Por fim, é importante antes de encerrar um treinamento virtual dizer que você ficará mais alguns minutos online para conversar e esclarecer dúvidas, assim como oferecer suporte por email ou pelo contato de preferência.
E para finalizar, sugerimos escutar as suas gravações e de colegas reconhecidos para estudar oportunidades de aprimoramento. Assim como rever como foi o seu desempenho nas respostas de avaliação de reação, que obviamente precisaram ser adaptados a este meio.
Apesar de mais longo que o usual, conseguimos reunir uma boa quantidade de dicas para você realizar uma boa facilitação e tirar o máximo do treinamento virtual. No próximo cafezinho falaremos da competência: domínio da ferramenta. Até mais!
