Quão justa é a alocação de recursos na participação em eventos de sua organização? Eu sou Wagner Cassimiro e este é o Espresso3.
Por mais que uma organização tenha um processo sólido de formação funcional e mesmo a autossufiência em soluções de aprendizagem para o desenvolvimento de competências, ainda é necessário acompanhar o que está acontecendo de novo no mercado.
Inscrever seus especialistas e talentos em eventos abertos é uma forma de oxigenar as ideias da organização e buscar inspiração em tendências, novas tecnologias e casos pioneiros em outras organizações.
Entretanto, é necessário organizar uma política para a participação em eventos externos, caso contrário você terá desperdício de recursos e inúmeras inimizades e conflitos internos com colegas do trabalho que tiveram suas solicitações recusadas.
Aqui vão 7 dicas para a organização potencializar a participação em eventos externos.
1.Crie um comitê participativo
Uma das formas de aliviar o peso nas suas costas e compartilhar a decisão é envolver líderes de diversas áreas. Assim, você institucionalizará as ações e receberá menos pressão dos solicitantes.
Para este comitê funcionar, estabeleça encontros periódicos, presenciais ou online, agendados com bastante antecedência e com uma pauta bastante breve e focada.
2.Estabeleça critérios claros
O que pode e o que não pode ser solicitado? Quem pode solicitar? Quais as faixas de descontos, ou tetos? Quais serão os critérios de priorização? Quais os prazos de resposta? Redija tudo em formato de uma política, crie formulários de solicitação e publique nos canais de comunicação.
No começo será natural a recorrência da decisão do comitê nos casos omissos, pois a política ainda está se amadurecendo. Entretanto, ao longo do tempo as regras vão se consolidado e sendo cada vez mais claras.
3.Defina a centralização ou descentralização do orçamento
Quanto do recurso para esta finalidade é da alçada das áreas? E quanto do recurso é da alçada da organização? Orçamentos descentralizados são mais ágeis na decisão e atendem melhor as demandas dos líderes das áreas. Por outro lado, orçamentos centralizados criam uma regra geral para todos, são mais fartos e alinham melhor às diretrizes corporativas.
Aqui não existe regra universal. Cada organização tem seu próprio jeito para atuar com a alocação de recursos, conforme sua cultura, seu negócio e a delegação.
4.Promova a comunicação e a transparência
É frustrante para o colaborador se interessar por um evento, preencher formulários internos para pleitear o recurso, criar a expectativa e ao final ficar sem respostas.
É importante estabelecer prazos, dar uma devolutiva para os interessados e ao final justificar os porquês da decisão. Um processo mais transparente contribui para o sentimento de justiça organizacional e impacta no clima.
5.Defina obrigações do participante
Para se evitar o turismo corporativo, quais são as entregas que o participante deverá realizar após o evento? Como sugestões temos: compartilhar ideias com a equipe, promover uma pequena palestra, elaborar um relato e publicar nos canais de comunicação, entre outros. O importante aqui é que este novo conhecimento seja circulado na organização e se transforme em algum valor, evitando que fique esquecido na cabeça de uma única pessoa.
6.Monitore os eventos
O trabalho do comitê não acaba com as aprovações. É preciso acompanhar como foram as avaliações dos participantes para se julgar novos pedidos, ou mesmo incentivar a participação de mais pessoas em uma próxima edição.
7.Avalie novas formas para otimizar o investimento
Após certa experiência com o assunto, já é possível pensar fora da caixa e conseguir mais valor por menos recurso.
Por que não trazer um palestrante do evento para um evento fechado da organização, afinal é mais barato trazer um do que levar muitos. Negocie pacotes corporativos, funciona muito bem para organizadores de menor porte. Viabilize transmissão online, assim se economiza na logística. Promova uma parceria e ceda o espaço da empresa em troca de benefícios no evento. Enfim, aqui existem inúmeras possibilidades. E note que muito do que foi citado aqui também serve para uma política de bolsas!
E você, possui outras dicas neste assunto? Então publique abaixo e expanda as oportunidades de boas práticas no tema! Até mais!
