Pronto para começar seu treinamento virtual? Então não perca estas últimas dicas. Eu sou Wagner Cassimiro e este é o Espresso3.
E para concluir nossa série especial sobre treinamento virtual, apresentamos a última competência: preparar o ambiente e os participantes na jornada. Reunimos diversas dicas simples que poderão fazer muita diferença na experiência de aprendizagem dos participantes.
Como vocês perceberão, os quatro blocos a seguir estão intimamente integrados e dialogam com tudo o que já foi dito. Vamos lá?
1- Na frente da câmera
A iluminação deve ser abundante. Amplie a potência da lâmpada do seu recinto ou adote luminárias para complementar a luminosidade. Evite gravar contra a luz, ou seja, de costas para uma janela ou uma lâmpada, senão você ficará escuro demais e atrapalhará o contato visual com os participantes. Lembre-se de que webcam não tem flash!
Escolha um espaço apropriado para a transmissão e organize os elementos que aparecerão no fundo. Dê preferência a ambientes neutros e evite expor sua intimidade. Aqui prevalece o conselho: “menos é mais”! Caso prefira, produza um banner vertical com a marca do programa, ou imagem de sua preferência, e monte-o atrás de você. Acreditamos que isso traz um pouco mais de profissionalismo.
Escolha um local calmo, reservado e com poucos ruídos sonoros. Evite espaços comuns onde pessoas podem transitar no fundo, ou fazer barulho desnecessários. Aliás, é bastante importante avisar as pessoas ao seu redor de que você estará em um treinamento virtual e que você precisa da cooperação e do silêncio delas.
Siga as orientações de dress code e etiqueta da sua organização, mesmo que esteja transmitindo da sua casa. Aqui, no máximo é permitido o uso de sandálias e chinelos e dependendo do corte da câmera, talvez você possa flexibilizar até o vestuário da cintura para baixo.
Na mesa, tenha recursos básicos como água, bloco de papel e caneta. Nunca mastigue ou coma durante um treinamento virtual, pois além de deselegante, o barulho é irritante para quem está na outra ponta.
Tenha ao lado outros devices já testados e ligados como um plano B. Pode ser um segundo computador, um smartphone ou um tablet. Também é válido um headset extra, que é um fone com microfone embutido.
2- Preparação dos participantes
As recomendações citadas são todas válidas também para os participantes, que deverão recebê-las antes do treinamento virtual.
Além destas, destacamos o reforço da configuração do headset e da conexão ao ambiente. Parece uma coisa óbvia, mas você notará que uma grande quantidade dos participantes não faz isso, seja lá pela falta do recurso ou por timidez, que pode ser a timidez de falar online, ou a timidez de falar com um computador sozinho caso esteja em público. Por isso, sugerimos a opção da organização de disponibilizar os headsets e de agendar o teste de conexão antes do treinamento virtual, sobretudo para colocar na mesma página os inexperientes e as pessoas com mais dificuldade em novas tecnologias.
Outra coisa que é mais grave para os participantes é a dificuldade de foco. Por isso, reforçamos as orientações sobre o local apropriado e o não acesso ao celular e e-mail. A organização pode também proporcionar pequenas salas de concentração e avisos visuais “estou em treinamento” para serem colocados na tela ou no notebook, assim os colegas evitam incomodar o participante.
Independentemente destas dicas, o que garante mesmo o engajamento em um treinamento virtual é a interatividade e a curiosidade no assunto. E esses elementos são de responsabilidade do facilitador.
3- Comunicação constante
Destacamos especial atenção a comunicação. Ela deve adotar o meio preferido pela turma, seja lá por email, whatsapp, ou qualquer outro.
A frequência da comunicação deve ser programada. É importante reforçar a realização das atividades programadas e citadas no treinamento virtual, enviar lembretes no começo da semana e na véspera do encontro online para aumentar a presença e evitar contratempos na agenda.
Destacamos também a importância de solicitar o bloqueio na agenda para o treinamento virtual e demais atividades envolvidas na jornada. Diga qual é a previsão das atividades prévias e pós e peça para eles bloquearem um espaço na agenda deles para realiza-las. Lembre-se de que se a atividade estiver fora do radar, estará fora da cabeça das pessoas.
Envie os materiais, links e apresentações aos participantes, assim como os mantenha em um repositório central para ser consultado sempre que necessário.
4- Esteja preparado para falhas de conexão
Por mais que tenhamos evoluído na conexão desde o surgimento das primeiras ferramentas de webconferência, ainda é bastante natural quedas e falhas na transmissão. Saiba que não é uma coisa que pode acontecer, é uma coisa que vai acontecer e você apenas não sabe quando, por isso esteja preparado.
Para mitigar este risco, preferencialmente o facilitador deve realizar a transmissão na empresa e com o suporte da área de TI. Discuta com antecedência a melhor solução para que eles possam providenciar banda e conexão suficientes.
Caso realize da sua casa, peça a família para não utilizar recursos pesados da internet, como streaming de filmes e jogos online. Também, a assinatura de planos mais rápidos ajuda a evitar a perda da qualidade, assim como o uso do pacote de dados do celular em uma eventual emergência. A regra universal é nunca fazer a transmissão de um hotel ou local público, pois a garantia é mínima de qualidade e com certeza você terá problemas. E lembre-se, é comum um participante ter problema de comunicação, até aí o prejuízo é isolado e individual. Agora, quando o problema é com o facilitador, o prejuízo é geral e para todos.
Reduza o tamanho do arquivo de compartilhamento, que já deveria possuir poucas telas de conteúdo, utilizando a função de compactar o tamanho da imagem no power point, e de compactar arquivos de PDF por meio de ferramentas online como SmallPDF e iLovePDF.
Por mais que algumas ferramentas disponibilizem um recurso de transmissão de vídeos, é mais conveniente enviar o link do vídeo para visualização prévia, ou mesmo durante o treinamento, conforme a dinâmica planejada.
Caso um participante tenha problemas na qualidade da conexão, não se desespere. Peça para ele fechar a câmera, assim você aprimora a qualidade do som, que é o recurso mais importante. Fechar a sala virtual e acessar novamente também ajuda a eliminar problemas básicos de conflito.
Entenda as diferenças de interação em cada device, alguns farão a preferência de acessar por smartphone ou tablet. Alguns recursos são adaptados e estão em lugares diferentes. Por mais que seja permitido, evite ficar se deslocando com os aparelhos. Participantes podem fazer isso, desde que com a câmera desligada.
Crie e disponibilize um manual do que os participantes devem fazer se tiverem problemas de conexão e disponibilize um canal de suporte com sua área de TI.
Grave o treinamento virtual, disponibilize e compartilhe. Assim, aqueles que tiveram problemas na conexão poderão assistir o que perderam.
Por fim, deixo uma frase do Karl Kapp para você refletir sobre o assunto: “Esta é uma experiência humana mediada por tecnologia, por isso seja humano”. Em outras palavras, haja com naturalidade e não se desespere, as demais pessoas entenderão que você não é um robô.
Esperamos que esta série especial ajude você a tirar o máximo do treinamento virtual e proporcionar uma boa migração para o online. Abordamos uma visão geral e 4 competências essenciais: Redesenhar a estratégia de aprendizagem; facilitar e engajar os participantes; dominar a ferramenta de treinamento virtual; e, preparar o ambiente e os participantes na jornada. Caso tenha perdido algum deles, sugiro que retome a sequência completa. Até mais!
