Série Treinamento virtual |4 de 5| Dominar a ferramenta de treinamento virtual

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Você sabe utilizar os principais recursos de uma ferramenta de webconferênica? Eu sou Wagner Cassimiro e este é o Espresso3.

Continuando nossa série especial sobre treinamento virtual, neste cafezinho falaremos sobre o domínio da ferramenta, um pré-requisito para qualquer facilitador que deseja atuar bem neste novo meio.

A primeira decisão geralmente é de âmbito corporativo e se refere a qual ferramenta utilizar. Existem diversas opções disponíveis no mercado para webconferência, inclusive este leque fica ainda mais amplo se considerarmos as soluções de reuniões virtuais, que apesar de menos recursos atendem razoavelmente bem as principais funções.

As mais populares e voltadas para treinamento virtual são: Zoom, GoToTraining, Webex, Adobe Connect, Whereby, BigBlueButton e Bluejeans. Poderíamos incluir também outras ferramentas de comunicação como Google Hangouts e Skype for Business, porém o custo-benefício de uma ferramenta específica de webconferência torna a sua adoção vantajosa.

É importante você avaliar as opções a partir de critérios a serem definidos, como: usabilidade, recursos disponíveis, segurança, necessidade de instalação, entre outros. Também, para as melhores avaliadas realize testes para tomar a sua decisão. No geral, todas permitem um período gratuito para degustação.

Nosso foco neste cafezinho não é em fazer um comparativo das ferramentas, tampouco ficar limitado a uma única opção. Por isso, preferimos realizar uma orientação dos principais recursos oferecidos que serão apresentados em dois blocos: os recursos gerais e os específicos.

• Recursos gerais

Os recursos gerais são os presentes em qualquer ferramenta, seja lá de uma reunião virtual, quanto de uma webconferência. São tão simples que sua explanação será mais enxuta.

Câmera, áudio e chat. Estes são os recursos universais para qualquer ferramenta de interação online. Pontuamos diversas dicas neste item nos cafezinhos sobre “Facilitar e engajar os participantes” e “Preparar o ambiente e os participantes na jornada”. Em ferramentas específicas, o facilitador pode ainda moderar o áudio dos participantes, permitindo ou restringindo seu microfone, com ajuda de recursos de levantar a mão.

Compartilhamento de arquivos e de tela. Aqui recursos multimídia, como apresentações e vídeos, podem ser disponibilizados. Destacamos o potencial do compartilhamento de tela para navegar na internet ou em sistemas e softwares.

Integração com o calendário dos participantes. Este recurso é mais administrativo, porém sua falta pode ocasionar em ausências e esquecimentos. Portanto, deve ser utilizado, até porque oferece o link direto para a sala virtual, evitando atrasos dos participantes.

• Recursos específicos de treinamento virtual

Estes recursos são os fatores que diferenciam um bom treinamento virtual de um simples encontro online. Recomendamos que os domine e use sempre que apropriado.

Interação em pequenos grupos. O breakout, assim como é chamado nas ferramentas, é um dos recursos mais interessantes, pois permite a replicação das atividades em grupos. Desta forma, um facilitador, pode realizar dinâmicas e discussões em grupos menores. Pode ainda transitar entre os grupos e participar das conversas de cada um. A configuração dos grupos pode ser feita antes, ou durante o treinamento virtual. 

Recomendamos a realização de atividades específicas e de curta duração. Por exemplo: “Em 5 minutos, definam quais são os três principais problemas encontrados no caso e quais seriam possíveis ações de correção.”

Quadro branco. Mais do que passar slides, o facilitador pode construir em conjunto os conceitos a partir da contribuição dos participantes. Assim, por exemplo, ao invés de mostrar uma tela com os principais erros de um processo, o facilitador pode pedir para as pessoas falarem ou escreverem quais são os erros que elas enxergam no dia a dia do trabalho, ir anotando os pontos e ao final comentá-los e compará-los com o gabarito. Esta maneira é muito mais envolvente do que a mera exposição. 

Testes e enquete. O facilitador pode sondar uma pergunta, ou mesmo prever uma breve avaliação no treinamento virtual. Estes recursos são bastante envolventes e podem ser adotados em diversos momentos para variar os estímulos. Por exemplo, o facilitador pode abrir o treinamento com uma pergunta provocadora, ou mesmo ao final de cada bloco checar a compreensão das pessoas ao longo do processo. Como boa prática aqui, sugerimos dar tempo suficiente para as respostas e comentar os resultados. 

Um subproduto deste recurso é verificar o engajamento da audiência, pois uma pessoa pode até dar uma desculpa de que não pode participar por causa de uma “falha na configuração do microfone”, mas não pode fazer o mesmo ao deixar uma enquete em branco.

Monitoramento de audiência. Algumas ferramentas disponibilizam este recurso que aponta se a pessoa está com a janela da webconferência em primeiro plano, ou navegando em outra janela. Achamos que o foco aqui não é a repreensão dos desinteressados, mas sim um termômetro para identificar o engajamento e variar os estímulos de aprendizagem.

Relatórios de presença. Com caráter mais administrativo, algumas ferramentas disponibilizam um relatório completo da audiência, detalhando inclusive o horário de entrada e de saída, permanência, entre outras informações.

Integrações com LMS e outros sistemas. Este recurso traz uma grande conveniência, pois é possível fazer com que a ferramenta converse com outras ferramentas de webconferência, videoconferência e até mesmo a participação por telefone. É lógico que para cada conexão diferente haverá perda na qualidade de interação, por isso recomendamos usar apenas em ocasiões específicas e justificáveis. Valioso mesmo é a integração com plataformas LMS que facilitam a usabilidade e a conveniência dos processos.

Enfim, existem diversas outras integrações e recursos que vão surgindo com o avanço da tecnologia. Além de dominar o que a ferramenta oferece sugerimos ser criativo e mesclar outros recursos externos. 

Por exemplo, ao longo de uma webconferência, você pode pedir aos participantes pegarem seus celulares para uma rodada de Kahoot!, que é um quiz gamificado, ou mesmo enviar uma página a ser preenchida ao longo do treinamento virtual. Tudo vale para aumentar a interação e o engajamento!

Não perca no próximo cafezinho o último trecho da série especial sobre treinamento virtual. Fecharemos com a quarta competência: Preparar o ambiente e os participantes na jornada. Até mais!

 

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